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浅析撰写请示类公文应注意哪些细节?
2018-11-19 08:21:59    来源:中国江西网
编辑:朱振雄    作者:胡艳婷 艾保珍
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  请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题,明确某项政策界限,审核批准某事项时使用的请求性的上行公文。本人平时处理公文时,感觉到部分基层单位在行文请示类公文时,没有较好把握请示的特点和细节,造成被直接退文或不被上级机关及时批复,导致影响工作本单位的办事效率。那么,在撰写请示类公文时应注意哪些细节呢?

  一、请示报送前应打好“提前量”

  一是要充分考虑公文“在路上”的时间,不要动不动就搞“八百里加急”。企业讲效率,机关讲程序。请示类公文撰写前,应提前谋划,有底线思维,充分考虑到负责审核把关的部门和领导很可能因为工作繁忙,审批时间较预期的要长,应给办理部门留出足够的时间;否则可能会因来不及报批而影响总体工作。所谓“今天再晚也是早,明天再早也是晚”,要给上级领导、给他人预留充足的时间,决不能在本单位慢慢悠悠,而要求别人匆匆忙忙。本人在工作中遇到一个服务部门,聘请省里权威机构编撰《报告》。该《报告》从筹划到编好,前后共花了半年多的时间;后面该局却匆匆忙忙向市政府行文,请求火速转报省政府批复。市政府领导在审批此《报告》过程中,根据《报告》内容的重要性,要求提请市政府常务会审议后再报;可因时间太紧又不能及时上政府常务会研究,最后只好“八百里加急”转报省政府批复,最终迟迟不见省政府的正式批复。

  二是要工作事前沟通润物无声。机关工作沟通无处不在。电话联络是沟通,书面汇报是沟通,口头汇报也是沟通。沟通不能代替必要的请示报批,但可以让上级机关提前了解事项的大概情况,让上级机关有个底;同时,也让本单位知道还应补充哪些资料,在撰写请示公文时应突出哪些重点,让上下双方各有所准备,使工作少一些生硬、多一些流畅,少一些被动、多一些主动,少一些相互指责、多一些换位思考。在正式行文前,在不泄密的前提下,要尽可能多地沟通,以求得理解和支持,至少可以多听到一些意见和建议;届时真遇到什么紧急情况,上级机关也可能会特事特办,加快流转办事效率。2017年,某区在工作遇到一个困难,需要省政府批复支持。该区在正式向市政府行文前,事先派人到省政府、省环保局以及市政府进行了有效的沟通,该区向市政府行文的议题被及时、顺利地提交了市政府常务会议研究,市政府也及时转报了省政府,最后省政府也及时给予了批复,为该区做好全局工作赢得了主动。

  二、请示公文起草前应科学定位找准思路谋篇选材

  起草请示公文,科学定位、找准思路、谋篇选材至关重要。

  一是在起草请示公文时,起草者须准确把握所在单位的定位,用心揣摩所在单位与受文单位的关系,要考虑上级机关最关注的是哪方面的材料,不能只想着本单位的事情,结果是“只见树木、不见森林”;有分歧的地方、与请示事项无关的则不提,与请示事项有关的要真诚恳切、有礼有节地提,争取上级的支持和帮助;要考虑到本单位的专业所在和具有影响力的范围,不要在上级不熟悉的领域指手画脚,要充分考虑上级机关和领导阅批后可以出现的感受等等。

  二是思路要盯准。在起草请示公文时,理解背景、明确方向,都可以在全市以及本单位的中心工作上找到依归。甚至对于一些前因后果不太了解、请示主旨尚不清晰的起草任务,也不妨从中心工作思路入手,顺藤摸瓜地梳理所请示的具体工作的思路。只要是本单位的工作,就万变不离其宗,只要紧扣中心工作思路,兼顾所请示具体工作实际,就能找到找准起草思路。本人在工作中,经常收到办理思路紊乱的请示,其结局多是退文重报,直接影响本单位的工作效率和形象。

  三是精准谋篇选材。心里没谱、手中无料,那就无论如何也写不出好的请示。要做到精准谋篇选材,至少应做好“三结合”。首先是全局与一隅的结合。掌握全局情况,才能明白形势是什么、趋势是什么,从诸多的现象找出主要矛盾,在众多的事项中把握核心问题。其次是数据与案例的结合。数据能够支撑观点,有利于快速判断;具有很好的可比性,有利于进行分析;核心指标能简洁地反馈复杂的问题,具有“四两拨千斤”的效果。但数据也有不足,就是比较抽象,有脉络无血肉。这就需要用典型的、鲜活的案例来补足,通过解剖麻雀,找到原因和规律。最后是一手材料与提炼总结的结合。不注重一手材料,起草请示公文很容易犯两个错误:其一隔靴搔痒,因为不知实际情况,所以说不准也不敢说,只好笼而统之地写点空话套话;其二拾人牙存慧,自己腹中空空,只好找别人的材料拼凑,越拼越心虚。当然,掌握了一手材料,还要进行提炼总结,科学定位,找准思路,把分散的材料艺术般地串联起来;再通过理论层面的分析思考,科学布局,才能撰写出一篇好请示。

  三、请示公文撰写时务必“简明通达”

  科学遣词造句是写好请示公文的基本功,又是最考验起草人的关口。在请示公文已有素材和框架的基础上,逐个层次推敲逻辑关系、逐字逐句打磨语言表达至关重要。一是在内容上,要避免“晦、涩、乱、复、晦”。“晦”是指请示事项不明确、条理不清楚;“涩”是指请示内容句读不清晰,阅读不流畅;“乱”是指请示理不清头绪、内容多而混乱;“复”是指请示内容拖沓、语言啰唆。越往上级机关的领导,每天需要阅批的公文众多,没有时间和精力阅读长篇大论,更不可能对文字进行深入推敲思索,所以请示公文所请求的事项必须明确,措辞要简洁,条理要通顺,给人“一目了然”的感觉。二是在用词上,要做到语句简洁实用不含糊。在请示公文中,必须以叙事为主;即便在叙事中偶尔出现了排偶句,也只能是出于行文的自然。要避免没有必要的修饰性词语,更不要刻意地堆砌辞藻、打磨语句。如果片面地追求辞藻华丽,就可能会出现词不达意的情况,反而耽误公事的陈述。同时,请示公文的用词要完整准确,如提到年份,要据实说明具体是哪年,最好不要出现“本年”、“上年”等不明确的年代,应写明具体年份;提到市、县、乡(镇)等具体地名,应书写全名,最好不要写简称。三是在篇幅上,要注重简单流畅重点突出。“简为公文尽境”,不能“瘠义肥辞”。撰写请示公文时,建议多用单句、短句,一句一个意思,短促有力,简洁明快;同时,把主要精神吃透,把工作研究透,文中尽量突出请示事项的重点,让领导阅批顺畅,一目了然。

  文章不厌百回改,撰写请示公文也不例外。修改公文也是自我纠错提升的过程。起草者要高度重视这个过程,切莫“敝帚自珍”。写得不对的地方,要狠下心来删;写得不好的地方,要静下心来改;写得不足的地方,要耐下心来补。一篇好请示公文,往往需要写上三五稿、甚至上十稿也不鲜见。只有用心揣摩,找准思路,掌握方法,请示公文才会越写越好。(胡艳婷、艾保珍)

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